Datenmanagement meint alle Prozesse zur Erfassung, Speicherung, Organisation, Nutzung von Daten in einer effizienten und sicheren Art und Weise. Hierbei kann es um folgende Fragen gehen:
- Habt ihr eine einheitliche Struktur beim Ablegen eurer Dateien?
- Folgt ihr bei der Datenbenennung einem einheitlichen System?
- Wie funktionieren Speicherung, Back Up und Archivierung?
Aber warum braucht man Datenmanagement? Wer Daten gut sortiert, schützt sie besser. Datenmanagement verfolgt das Ziel, dass Daten leicht zugänglich sowie gut geschützt sind. Ein gutes Datenmanagement hilft, den Überblick zu behalten: über Projekte, Kontakte, Fördermittel. Es ermöglicht eine gezieltere Informationssuche und vermeidet langes Suchen. Außerdem lassen sich durch Datenmanagement Arbeitsabläufe verbessern und Misskommunikation und Konflikte in eurer Organisation reduzieren.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt als Verordnung der Europäischen Union die Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie gilt für alle, sowohl private wie öffentliche Einrichtungen. Die DSGVO regelt in Deutschland zum Beispiel die Löschfristen von Daten. Für euch als gemeinnützige Organisation bedeutet das zum Beispiel folgende Fragen:
- Gibt es ein Konzept für Aufbewahrungs- und Löschfristen?
- Gibt es einen Notfallplan bei z.B. einem Hacker-Angriff, Datenverlust oder Datenbeschädigung?
Um Daten der DSGVO entsprechend zu speichern und archivieren, könnt ihr zum Beispiel eine Cloud nutzen. Hier eine Übersicht von Anbietern:
- Nextcloud
- OwnCloud
- CryptPad
- Tresorit
- IONOS
Mehr dazu: Wenn ihr wenig Vorerfahrung im Bereich Datenmanagement habt und euch dem Thema praktisch nähern wollt, empfehlen wir euch dieses Online-Seminar:
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